Einblicke ins Sekretariat

Ein Bericht von Pia Stehle und Marina Frank, 9e, für die Chronik zum 50-jährigen Schuljubiläum im Schuljahr 2019/2020

Am 04.03.2020 konnten wir einen Blick hinter die Kulissen werfen und Frau Frank und Frau Aubele im Sekretariat besuchen, um mit Ihnen ein Interview durchzuführen und in dieser Zeit einen kleinen Einblick in deren verschiedenen Aufgaben und ihren Arbeitsalltag zu bekommen.
Das Sekretariat ist geöffnet von montags bis freitags von 7.30 bis 12.00 Uhr und an drei Nachmittagen in der Woche von 13.45 bis 15.45 Uhr. Bei Veranstaltungen variieren die Öffnungszeiten.

Was machen Sie morgens als erstes, wenn Sie das Sekretariat betreten?
Frau Frank: Der ganz normale Arbeitstag startet bei mir um 7.15 Uhr. Wir fahren den Computer hoch, starten die vier Hauptprogramme, schalten den Drucker ein und richten unsere Arbeitsmaterialien her.Wie sieht ein typischer Arbeitstag von ihnen aus?
Frau Aubele: Wir haben eine gewisse Routine. Wir müssen Krankmeldungen entgegennehmen und diese an die Lehrer weiterleiten, Fragen der Eltern beantworten, Rechnungen kontrollieren, Zahlungen veranlassen, Briefe, E-Mails und Busfahrkarten austeilen und verschicken, aber auch müssen wir dem ein oder anderen Verletzten helfen. Es kommt auch immer wieder zu Unterbrechungen, wenn z.B. ein Gespräch mit der Schulleitung ansteht. Es gibt natürlich auch Arbeiten im Jahresrhythmus, z.B. die Anmeldung der neuen Fünftklässler im Frühjahr. Letztendlich verläuft jeder Tag anders.

Gibt es viel Abwechslung in Ihrem Beruf?
Frau Frank: Die Aufgaben einer Schulsekretärin sind sehr vielseitig, anspruchsvoll und immer abwechslungsreich. Oft verläuft der Vormittag anders als eigentlich geplant, manche Tage sind nahezu turbulent.

Wie kam es, dass Sie an dieser Schule arbeiten wollten?
Frau Aubele: Ich war schon selbst auf der Anne-Frank-Realschule und wusste somit schon einiges über die Schule.
Frau Frank: Ich wollte keinen Job, in dem ich nur am PC sitze, sondern ich wollte auch mit Menschen arbeiten. Ich habe große Freude an der Arbeit mit Jugendlichen. Auch dass man sich um den Schulhaushalt kümmern muss, finde ich sehr interessant.

Wie lang arbeiten Sie hier schon als Sekretärinnen?
Frau Frank: Ich arbeite seit Mai 2001 an der Schule.
Frau Aubele: Ich arbeite seit April 2014 hier an der Anne-Frank-Realschule als Sekretärin.
Anmerkung: Frau Silvia Lamparter, die vorherige Schulsekretärin, arbeitete von 1973 bis 2006, also insgesamt 33 Jahre (!) an der Anne-Frank-Realschule.

An welchen Tagen ist es besonders stressig?
Frau Frank: Es ist besonders stressig, wenn die Schulanmeldungen für die neuen Fünftklässler anstehen, aber auch am Schuljahresende, wenn die Zeugnisse ausgestellt werden.
Frau Aubele: Es ist auch hektisch, wenn Prüfungen anstehen oder kurz bevor die Ferien anfangen.

Was war das Spannendste, das sie je im Sekretariat erlebt haben?
Frau Aubele: Bei mir war es mein erstes Arbeitsjahr, da alles neu war.
Frau Frank: Es gab in den vielen Jahren an der Anne-Frank-Realschule zahlreiche tolle und auch spannende Erlebnisse und Begegnungen. Ich freue mich jedes Jahr über alle Prüflinge, die den Realschulabschluss bestehen und über die vielen Preise, die unsere Schülerinnen und Schüler für gute und sehr gute Leistungen erhalten. Toll finde ich auch, dass wir an der Schule am Ende jeden Schuljahres einen Anne-Frank-Preis für soziales Engagement an herausragende Schüler vergeben.

Was muss man für Ihren Job besonders gut können?
Frau Aubele: Man sollte multitaskingfähig, flexibel und spontan sein. Außerdem sollte man gute PC-Kenntnisse besitzen und auch gut mit Menschen zusammen arbeiten können.

Was passiert, wenn Sie krank sind? Wer übernimmt Ihren Teil?
Frau Aubele: Wenn einer von uns krank sein sollte, dann vertreten wir uns gegenseitig, somit ist das Sekretariat immer besetzt.

Was war vor 20 Jahren anders an Ihrer Arbeit?
Frau Frank: Der Verwaltungsaufwand war früher kleiner, da jetzt beispielsweise der Datenschutz verschärft wurde. Die Fülle an Schüler zu verwalten, ist auch anstrengender geworden. Früher verlief der Kontakt postalisch, jetzt verschickt man alles digital per E-Mail.

Was ist das Beste an ihrer Arbeit?
Frau Frank: Das Beste ist, dass es sehr viele verschiedene Schüler gibt, welche immer sehr freundlich zu uns sind, dadurch entsteht ein gutes Miteinander.

Bevor wir das Interview mit den Schulsekretärinnen durchführten, begegnete uns Konrektorin Frau Bochtler, die ihr Büro direkt neben dem Eingangsbereich des Sekretariats hat. Sie meinte:

„Frau Frank und Frau Aubele machen und können alles.“ (Bettina Bochtler, Konrektorin)

Wir bedanken uns bei Frau Frank und Frau Aubele, dass wir das Interview durchführen konnten. Wir bedanken uns auch im Namen aller Schülerinnen und Schüler dafür, dass wir jederzeit immer zu Ihnen kommen können, wenn wir etwas brauchen oder wenn wir Fragen oder Probleme haben. Spätestens nach dem spannenden Einblick können wir sagen, dass Frau Bochtler absolut Recht hat.